La formación de las Mesas corresponde a los Ayuntamientos, bajo la supervisión de las Juntas Electorales de Zona. El nombramiento de los/as integrantes de la Mesa electoral es competencia por tanto de cada Ayuntamiento y se eligen mediante sorteo público utilizando cualquier procedimiento aleatorio o mecanismo al azar, entre los días 29 de abril al 3 de mayo.
Se designarán dos suplentes por cada miembro de la Mesa electoral (dos por cada uno de los vocales, y otros dos suplentes para el Presidente o Presidenta de la Mesa).
Los Ayuntamientos no publican los resultados de los sorteos, solo los notifican a los/as designados/as como miembros de Mesa electoral. Así, el resultado de los sorteos les consta a los Ayuntamientos y a las Juntas Electorales de Zona.
A los/as designados/as por el sorteo celebrado, se les notifica su condición de miembros de Mesa durante los tres días siguientes al sorteo, aunque si se produce más tarde, el retraso no será causa invalidante de la designación.
La Junta Electoral Central, en su acuerdo de 3 de noviembre de 2011, destaca que la Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, del Régimen Electoral General establece el carácter público del sorteo para la designación de los miembros de Mesa, pero no la publicidad de los datos resultado de los mismos, especialmente teniendo en cuenta que no son definitivos dado que podrían estar sometidos a excusa.
Los Presidentes y Presidentas y Vocales de las Mesas, así como los suplentes que resulten finalmente designados como miembros titulares de la Mesa:
- Percibirán una dieta.
- Tendrán derecho a una reducción de su jornada de trabajo de cinco horas el día inmediatamente posterior.
- Si trabajan en turno de noche en la fecha inmediatamente anterior a la jornada electoral, la empresa, a petición del interesado, deberá cambiarle el turno.
- Estarán protegidos por el sistema de la Seguridad Social frente a las contingencias y situaciones que puedan derivarse de su participación en las Elecciones.
Se ha de solicitar ese justificante a la Junta Electoral de Zona correspondiente.
El contacto con la Junta Electoral de Zona ha de constar en el nombramiento como miembro de Mesa y también se puede obtener a través del Ayuntamiento correspondiente.
Los cargos de Presidente o Presidenta y Vocal de las Mesas electorales son obligatorios.
El Presidente o Presidenta, Vocales y suplentes que no acudan a desempeñar sus funciones incurrirán en pena de prisión de tres meses a un año o multa de seis a veinticuatro meses.
La designación como Presidente/a y Vocal de las Mesas debe ser notificada a los/as interesados/as en el plazo de 3 días desde el sorteo. Con la notificación se entregará un Manual de Instrucciones para los Miembros de las Mesas Electorales supervisado por la Junta Electoral Central y aprobado por Acuerdo del Consejo de Ministros.
Quienes hayan sido designados Presidentes/as y Vocales de las Mesas, disponen de un plazo de siete días para alegar ante la Junta Electoral de Zona causa justificada y documentada que les impida la aceptación del cargo. La Junta resuelve sin ulterior recurso en el plazo de cinco días y comunica, en su caso, la sustitución producida al primer suplente.
Si posteriormente, cualquiera de los/as designados/as estuviera en imposibilidad de acudir al desempeño de su cargo, debe comunicarlo a la Junta Electoral de Zona, al menos 72 horas antes del día de las elecciones, aportando las justificaciones pertinentes.
Si el impedimento sobreviene después de ese plazo, el aviso a la Junta habrá de realizarse de manera inmediata y, en todo caso, antes de la hora de constitución de la Mesa. En tales casos, la Junta comunica la sustitución al correspondiente suplente, si hay tiempo para hacerlo, y procede a nombrar a otro, si fuera preciso.
Los Presidentes o Presidentas y Vocales -tanto titulares como suplentes- designados miembros de Mesa, pueden formular excusas por la designación ante la Junta Electoral de Zona a la que pertenezca el municipio en que se encuentren censados, que aceptará o rechazará, en cada caso, las causas alegadas. La decisión de rechazo debe ser motivada, y no es susceptible de recurso administrativo electoral. Contra la misma cabe interponer, en su caso, recurso contencioso-administrativo ante el Juzgado de lo Contencioso-Administrativo correspondiente.
No obstante, la Junta Electoral Central publicó la Instrucción 6/2011, de 28 de abril, que posteriormente fue modificada por las Instrucciones 2/2014, de 11 de diciembre, 3/2016 de 14 de septiembre y 1/2018 de 14 de marzo, en las que se determinan las causas de impedimento para formar parte de las Mesas electorales (personales, familiares y profesionales) que se pueden alegar por parte de los Presidentes y Vocales designados y que son:
Cada titular de la Mesa tiene dos suplentes. Tanto titulares como suplentes deben acudir al Local electoral a las 8 de la mañana el día de las elecciones.
Si se presentan todos/as los titulares, la Mesa se constituye con éstos. Si algún titular no se presenta, ocupará su puesto el primer suplente y, si éste tampoco se presenta, lo hará el segundo suplente.
En el caso del Presidente o Presidenta, si no acude el designado como titular, ni tampoco ninguno de sus suplentes, ocupará este puesto el primer vocal titular, o el segundo si éste tampoco ha acudido.
No puede constituirse la Mesa sin la presencia de un/a Presidente/a y dos vocales.
Si esto no es posible, a pesar de ocupar los puestos vacantes los suplentes, los miembros de la Mesa presentes, los suplentes que hubieran acudido o la autoridad gubernativa, deberán comunicar esta circunstancia a la Junta Electoral de Zona.
En este caso, la Junta es libre para designar las personas que constituirán la Mesa electoral, pudiendo incluso ordenar que forme parte de ella alguno de los/as electores/as que se encuentre presente en el local.
Si la Mesa no puede constituirse antes de las 10 de la mañana, se pondrá en conocimiento de la Junta Electoral de Zona, que convocará una nueva votación en la Mesa dentro de los dos días siguientes. Una copia de la convocatoria se fijará inmediatamente en la puerta del Local electoral y la Junta procederá de oficio al nombramiento de los miembros de la nueva Mesa.
Si ya ha sido levantada el acta de constitución de la Mesa no puede tomar posesión, porque ya ha sido sustituido por su suplente.
Si no han pasado a formar parte de la Mesa quedan exentos de sus obligaciones.